Rats Informations System - kf-RIS

? Hauptfunktionen

• Sitzungsplanung mit Erstellung der Teilnehmerlisten, Tagesordnungen und Einladungen
• Überwachung der Vorlagen und Beschlüsse in den Versionen und in der Beratungsfolg
• Erstellung der Niederschriften mit Erfassung der Anwesenheit und Abstimmungsergebnisse
• Erfassung und Verwaltung von Anweisungen zu den Vorlagen, Beschlüssen und Sitzungen
• Abrechnungen für Sitzungsgeld, Pauschalbeträge und Fahrtkosten
• Web-Export ausgewählter Daten mit nur einem Knopfdruck für Veröffentlichungen in Ihrem Web-Schaukasten

• Übersichtliche Masken sowie die intuitive Bedienung durch ein Regiezentrum erleichtern Ihnen die Arbeit.
• Terminkalender mit übersichtlichen Kategorien (Sitzung, Niederschrift, Vorlagen, Aufgaben)
• Sitzungsgeldberechnungen können individuell nach Personen oder Gremien über beliebige Zeiträume ausgeführt werden.
• interne Dateiablage für erzeugte Einladungen, Niederschriften und Vorlagen

• Durch die Verwendung unserer leistungsfähigen internen Textverarbeitung können alle Dokumente wie Einladungen, Beschlüsse und Niederschriften durch den Anwender individuell gestaltet und angepasst werden.

? Stammdatenverwaltung:

• Personenstammdatenerfassung mit Fraktions- und Gremienzugehörigkeit
• Körperschaften einschließlich Bankverbindungen
• Gremien und Gremienzugehörigkeit
• gremienabhängige Sitzungsgelder und Pauschalbeträge
• Fraktionen
• Bankleitzahlen und Anschriften
• Funktionen in den einzelnen Gremien und Fraktionen
• umfangreiche Parameterverwaltung

? Sitzungsplanung:

• Sitzungsdaten mit Anzeige von tagendem Gremium, Datum und Uhrzeit der Sitzung, Ort und Raum, Einladungs- und Aushängungsfristen
• automatische und individuelle Erstellung von Teilnehmerlisten
• Erstellung von Tagesordnungen mit automatischer Erzeugung anhand Standard - TOP und offener Beschlüsse, frei wählbare Gliederung der TOP
• bearbeitbare Teilnehmerlisten: Komplette Gremien oder Fraktionen aber auch einzelne Personen können eingeladen werden
• Zuordnung von Beschlussvorlagen
• automatische Serienbrieffunktion zum Ausdruck der Einladungen für alle Teilnehmer oder mit Etiketten sowie der Unterlagen für Presse und Aushang
• Teilnehmerlisten
• inhaltsabhängiger Zugriff über Benutzergruppen

? Beschlussvorlagen:

• individuelle Erstellung von Formatvorlagen für Beschlüsse
• Erfassung von Einreicher, federführendes und weitere beteiligte Ämter, Vorlagennummer, Beschlussnummer, Aktenzeichen, Einbringungsdatum und Datum zur Wiedervorlage, Felder für Betreff, Hinweis, Bemerkung und TOP-Text
• Erfassung verschiedener Versionen einer Vorlage
• Freigabe zur Vorberatung oder Beschlussfassung
• Erfassung finanzieller Auswirkungen
• zusätzliche Angaben zu Rechtsgrundlagen der eingebrachten Vorschläge sowie Bemerkungen
• Zuordnung der Beratungsfolge
• Sperrung von abgezeichneten Beschlüssen
• Anbindung der internen Textverarbeitung zum Drucken, Einsehen und Ändern der Vorlagen
• inhaltsabhängiger Zugriff über Benutzergruppen

? Niederschriften:

• Möglichkeit der Übernahme aller relevanten Sitzungsdaten
• Auswertung von Anwesenheit mit Vertreter-Berücksichtigung, Anwesenheitsliste mit Erfassung der Anwesenheitszeit
• Änderung oder Löschung von Tagesordnungspunkten
• Erfassung und Auswertung von Abstimmungsergebnissen zu jeder Beschlussvorlage oder Tagesordnungspunkt
• Ausdruck der gesamten Niederschrift inklusive der Texte aus den Vorlagen oder Beschlüssen
• Erstellung von Protokollauszügen

? Aufgaben:

• Erfassung und Auswertung von Aufgaben zu TOP's und/oder Vorlagen/Beschlüssen
• Kennzeichnung als offen, gesehen, erledigt oder archiviert mit Zuordnung des verantwortlichen Bearbeiters und verantwortlichen Amtes
• Integration in übersichtlichen Terminkalender
• inhaltsabhängiger Zugriff über Benutzergruppen

? Sitzungsgeldberechnung:

• Sitzungsgelder und Pauschalbeträge
• Erfassung und Bearbeitung je Sitzung und Teilnehmer, Abrechnungsdruck, Abrechnungsverbuchung
• Datenübergabe an HKR-Systeme
• frei wählbare Zeiträume

? Auswertungen / Terminüberwachung:

• Terminüberwachung, Sitzungskalender, Überwachung von offenen Beschlussvorlagen und Aufgaben über zentralen Terminkalender
• umfangreiche Suchfunktionen in Stammdaten, Sitzungstexten, Beschlusstexten

? Allgemeines:

• Netzwerkfähigkeit
• Client: Windows (XP, Vista), 7, 8, 8.1, 10
• Server: ab Windows 2003 - Stand 02/2014, Linux
• umfangreiche Sicherheits- und Schutzfunktion, Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Daten
• Nutzer- und Programmrechteverwaltung
• interne Textverarbeitung im Lieferumfang
• Rechtschreibprüfung schon bei Dateneingabe
• DOC, RTF, XLS, PDF, HTML-Ausgabe der erzeugten Dokumente
• Progress RDBMS erforderlich